Ao decidir pela utilização de sistemas ERP no setor de Recursos Humanos, a empresa espera obter uma série de benefícios que tem à sua disposição, como maior integração e controle dos processos, acesso a informações de qualidade e em tempo real, atualização tecnológica e a redução dos custos com TI.
No entanto, embora esses sejam, de fato, benefícios concretos que a utilização desse tipo de ferramenta pode trazer para empresas de todos os setores, é preciso ter em mente que podem existir problemas ao longo do processo que devem ser levados em consideração para que possam ser devidamente contingenciados e para que seja desenvolvido um plano de ação para mitigá-los.
Quais são as principais dificuldades de implantação de projetos de TI em RH?
As principais dificuldades de implantação de projetos de TI em RH não estão nos desafios técnicos, mas, sim, na falta de comunicação e na resistência a mudanças encontradas no setor.
Nesse sentido, as maiores barreiras impostas são aquelas que confrontam a estrutura organizacional das empresas ou que impõem alterações a processos de RH já estabelecidos que, normalmente, dependem da interatividade com colaboradores de diferentes áreas.
Os impactos dessas mudanças, porém, podem ser reduzidos consideravelmente de acordo com o usuário-chave. Quando ele é avesso às novidades e aos riscos, e é mais adepto às rotinas, a implantação do sistema certamente enfrentará mais dificuldades.
Por outro lado, quando o usuário-chave possui um perfil mais dinâmico, focado em desafios e no aproveitamento de novas oportunidades, o projeto costuma acontecer de forma muito mais harmoniosa.
Outra dificuldade comumente encontrada são equívocos de planejamento, como estimativas mal feitas de recursos. Isso decorre do fato de o setor de RH não se tratar de um único processo, mas de um conjuntos de diferentes subprocessos que devem ser levados em consideração durante a elaboração do projeto.
Vale apontar ainda que a contratação de uma consultoria que não seja especialista em RH também pode trazer grandes dificuldades no momento de fixar o entendimento das regras de negócio do setor para os profissionais que farão a implantação do sistema.
Por conta disso, é importante encontrar o parceiro mais adequado para cada uma das etapas, fornecendo suporte para a gestão e para a operação de todo o projeto.
Por fim, a falta de uma definição clara das necessidades da empresa surgem como outro possível obstáculo. Para que o projeto seja bem sucedido, é preciso que a organização tenha uma definição objetiva das metas que deseja alcançar.
Como muitos usuários tiveram pouco contato com o sistema, acaba-se definindo metas muito subjetivas ou, ao contrário, além da capacidade técnica do sistema. Assim, a integração entre usuário e consultor deve ser total para que não haja qualquer ruído ao longo deste processo.
Como contornar essas dificuldades?
Uma das principais medidas que deve ser tomada para reduzir os impactos da implantação do projeto é melhorar a comunicação interna. É preciso que a empresa desenvolva um plano de ação que traga transparência a cada etapa do projeto, abrangendo a todos os envolvidos, desde o usuário-chave até a alta gestão.
Para isso, deve-se definir de forma clara um plano de comunicação de projeto e um programa de gestão de mudanças adequados à estrutura organizacional.
A partir daí, deve-se encontrar o parceiro mais adequado para o projeto de implantação do sistema. Aqui, uma consultoria especializada é a mais indicada, pois será capaz de identificar os caminhos certos para coletar as informações necessárias para a execução do projeto.
O próximo passo deve ser o frequente alinhamento das expectativas, uma vez que um mesmo projeto costuma contar com diversos públicos de interesse que, por sua vez, esperam diferentes resultados em relação à sua implantação.
Como adaptar sistemas ERP para a realidade específica do departamento de RH?
Para alcançar resultados assertivos nos processos-padrão e, principalmente, nos processos que demonstram particularidades da empresa, os profissionais responsáveis por mapear e diagnosticar todos os processos e rotinas precisam ser altamente capacitados e experientes no produto, bem como em processos de Recursos Humanos.
Isso é fundamental para que eles sejam capazes de interpretar as informações repassadas pelo RH de uma forma que a equipe técnica entenda o que precisa ser adotado na empresa.
Já para uma melhor organização, é importante que se adote uma metodologia produtiva, para que a dinâmica possa fluir com sucesso. Nesse sentido, uma das ferramentas mais utilizadas é método Scrum, baseado em ciclos de atividades denominado Sprint.
Como evitar que o RH fique refém do sistema e possa utilizá-lo mesmo em caso de falha?
Para garantir a continuidade dos trabalhos do setor de RH, existem programas de contingência que permitem que a operação não pare ou falhe em casos de perda de conexão com a rede ou com a base de dados.
É importante que o programa seja elaborado em conjunto com todos os envolvidos no projeto, incluindo também a área de Recursos Humanos e a consultoria de negócios parceira.
Quais são os principais benefícios de um projeto implantado com sucesso na área de RH?
Um dos maiores benefícios da implantação de projetos de TI em RH pode ser observado na transparência das informações apresentadas para o setor de Recursos Humanos na resposta positiva dos colaboradores.
Outra vantagem importante é a integração entre os setores e a qualidade dos dados gerados e enviados ao governo.
Como resultado da melhoria destes processos, o RH ganha a confiança dos gestores e da diretoria da empresa, adquirindo papel cada vez mais estratégico para os rumos da companhia.
De que modo uma consultoria especializada pode ajudar no sucesso da implantação do projeto?
De uma maneira geral, gestores não acompanham as mudanças de mercado dentro e fora do seu segmento de atuação, uma vez que seu principal foco são suas próprias responsabilidades.
Nesse sentido, uma consultoria especializada pode ser o auxílio necessário para prover as mudanças que precisam ser implementadas para que o projeto possa avançar e alcançar o sucesso esperado.
Para isso, a consultoria parceira poderá utilizar metodologias que tornem mais transparentes as responsabilidades de todos os envolvidos, ajudando a atingir a relação prazo x custo planejada.
Exemplo da implantação de projetos de TI em RH
Em uma consultoria feita pelo Grupo HCM, uma empresa realizou a implantação de projeto de assessment de processos de Recursos Humanos.
O objetivo era fornecer um diagnóstico dos processos de RH, reunindo ações e melhorias possíveis e realizando a definição de usuários-chave.
Para isso, a empresa investiu na contratação de consultoria especializada no sistema, que focasse no processo de Recursos Humano e na fácil adaptação às particularidades do Grupo.
Como resultado, a empresa obteve um diagnóstico preciso realizado pela consultoria com informações para todo o projeto, incluindo backlog de produto. Além disso, houve rápida adaptação à metodologia de projetos utilizada pela empresa, o Scrum.
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A etapa da implantação de projetos de TI em RH tem, no entanto, potencial para se tornar uma das mais críticas, caso não certas condições não sejam devidamente estruturadas, como a realização de um planejamento adequado e contratação do melhor parceiro. As dificuldades surgem, sobretudo, por conta das mudanças organizacionais e da alteração de responsabilidades e tarefas de colaboradores e de diversos departamentos dentro da organização.
É preciso que essas mudanças levem a uma otimização universal dos processos dentro da empresa, em oposição a uma melhora restrita a apenas atividades departamentais.
Por fim, devido à complexidade, à resistência e aos conflitos que a implantação do projeto pode causar entre os setores e pessoas envolvidos, é fundamental o comprometimento e a intensa participação da direção da empresa ao longo do processo, visando garantir, assim, a boa comunicação entre todas as partes.
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