A terceirização de serviços é uma solução que muitas empresas têm buscado como forma de reduzir custos e gerar resultados de qualidade. Isso porque, ao terceirizar determinada atividade, procuramos empresas e profissionais especializados naquela atividade, contribuindo para um trabalho mais produtivo.
Mas, muitas vezes, acabamos nos esquecendo de que essa terceirização traz benefícios não apenas em relação a essa atividade-alvo, mas também é capaz de gerar oportunidades dentro da empresa, já que os colaboradores que antes se dedicavam à tarefa podem ser realocados para outras funções.
Por isso, neste post, vamos explicar como e quais oportunidades a terceirização da folha de pagamento para trazer para uma empresa. Acompanhe e boa leitura!
Vantagens e riscos do processo para terceirizar folha de pagamento
Quando falamos em terceirização da folha de pagamento, com certeza não podemos deixar de abordar as vantagens que esse processo traz:
- Repasse de operações e atividades não estratégicas
- Desburocratização de tarefas
- Acesso a processos automatizados
- Acesso a sistemas integrados para gestão de pessoas
No âmbito financeiro, as principais vantagens da terceirização da folha de pagamento são:
- redução de custos visíveis, como remuneração (salários, benefícios e encargos sociais), tecnologia (manutenção de hardware e software), despesas adicionais com material de apoio e/ou espaço físico
- redução de custos ocultos, como investimentos em pessoal (recrutamento, treinamento e bonificações), retrabalhos, falta de processos e tempo de gestão
Também a terceirização da folha de pagamento pode ajudar na redução nas multas decorrentes de erros de processamento, visto que, em geral, conta com processos eficientes e recursos especializados na execução das atividades.
Contudo, não podemos deixar também de elencar alguns riscos relacionados à terceirização da folha:
- Falhas na comunicação entre cliente e fornecedor
- Definição dos prazos de entrega sem espaço para ajustes
- Forma de acesso às informações
Por isso, para evitar os riscos e intensificar as vantagens, é preciso que esse processo seja realizado com todo o cuidado possível, integrando uma equipe que conte com a participação de funcionários tanto da empresa que faz a terceirização quanto do cliente.
É essencial que o processo de terceirização seja documentado para evitar desencontro de informações, e a empresa contratada deve poder sempre contar com pelo menos um representante do cliente que acompanhe o processo.
A terceirização da folha para ajudar no acesso a tecnologias e maior velocidade nos processos
A contratação de um serviço terceirizado da folha de pagamento permite o acesso às principais tecnologias por meio do compartilhamento de aplicativos e sistemas, que teriam custo elevado para a aquisição individual.
Também é importante considerar que o armazenamento das informações em nuvem permite o acesso a partir de qualquer lugar, com qualquer dispositivo. Além disso, possibilita que processos sejam revistos e automatizados, trazendo ganhos de eficiência e produtividade.
A terceirização para fomentar uma equipe multidisciplinar
Na verdade, a terceirização da folha implica na disponibilização de uma equipe multidisciplinar que muitas vezes o cliente não conseguiria montar com recursos próprios.
Essas equipes envolvem especialistas na execução de processos, consultoria trabalhista, consultoria jurídica, contadores, profissionais de TI etc. Enfim, permitem que várias empresas possam usufruir destes recursos por meio do compartilhamento.
A terceirização da folha de pagamento contribui para a diminuição de mão de obra?
Embora a terceirização da folha possa gerar uma diminuição de mão de obra, esse conceito não deve ser associado a uma redução automática. Na verdade, é importante considerar que os recursos serão deslocados para outras atividade e não necessariamente eliminados.
Em outras palavras, o headcount responsável pelo processamento da folha de pagamento pode ser treinado para atuar em atividades estratégicas da área de recursos humanos.
A terceirização da folha na redução de tempo despendido em processos burocráticos
A partir do momento em que a empresa delega as atividades operacionais para o prestador de serviços, a organização pode direcionar esse tempo em ações voltadas para a estratégia de RH, visto que a obrigação de realizar as entregas do dia a dia ficarão sob responsabilidade do prestador.
Entretanto, é importante ressaltar que sempre deve haver pelo menos um trabalhador da companhia responsável por acompanhar o trabalho da empresa responsável pela terceirização.
Como os profissionais especializados no assunto podem ajudar a reduzir erros, diminuir custos e melhorar processos
Com uma equipe especializada e multidisciplinar, o provedor de serviços tem condições de entregar uma solução completa, envolvendo diagnóstico de processos, automação de atividades repetitivas, além do suporte técnico e operacional. Tudo isso permite ganhos de produtividade e segurança jurídica em relação ao que está sendo entregue.
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E se você quiser entender mais sobre as vantagens de terceirizar a folha de pagamento da sua empresa, continue acompanhando nosso blog ou fale conosco!
